Fragen und Antworten rund um save experience / Wissenstransfer

Warum save experience?

Der Wissensverlust ist eine bekannte drohende Gefahr für Unternehmen. Langjährige Mitarbeiter, Experten in ihrem Bereich verlassen Ihr Unternehmen, um in den Ruhestand zu gehen; weil sie abgeworben werden; aufgrund von Krankheit oder Unfällen; oder sie wechseln in einem anderen Bereich. In all diesen Fällen geht das wertvolle Wissen verloren. Und meistens handelt es sich dabei um Wissen, das nicht einfach in einer Excell Tabelle oder Datenbank gespeichert werden kann – es geht hier um Erfahrungswissen.

Was ist save experience?

save experience ist eine moderierte Methode zur Wissenstransfer, zur Wissensbewahrung.  

Wie funktioniert save experience? Was ist das Geheimnis?

Das Geheimnis liegt in der Moderation. Ein Prozessbegleiter führt schrittweise durch den Transferprozess und moderiert die Basis-Termine. So kann sich der Experte mit einem Kaffee in der Hand zurücklehnen und sich voll und ganz auf sein Wissen konzentrieren.

Wie kann ich mir das vorstellen – wie ist der genaue Ablauf?

Es ist wie mit den meisten guten Sachen – man muss es erleben. Es gibt keine zwei gleichen Wissenstransfers, so wie es keine zwei gleichen Menschen gibt. Der Standardprozess auf dem wir jedesmal aufbauen läuft in folgenden Phasen ab:

1. Das Vorgespräch mit Vorgesetzten, Experte und Nachfolger (wenn verfügbar), dient dazu, die Methode zu erläutern und gemeinsam Ziele und Schwerpunkte für den Wissenstransfer zu legen.  (Dauer: ca.  30 Min)
   1. Die Aufgabenlandkarte (strukturierte, grafische Übersicht – Mind Map – über die Aufgaben des ausscheidenden Experten) wird in einer angenehmen Atmosphäre vom Prozessbegleiter, Experten und ggf. Nachfolger erstellt. (Dauer: ca. 3 Stunden)
   2. In dem Transferplan hält der Prozessbegleiter fest,in welcher Form und mit welchen Maßnahmen der Experte und der Nachfolger das Wissen übertragen wollen. Die Maßnahmen werden im Transferplan priorisiert und mit Zeitangaben versehen.  (Dauer: ca. 30 Min)
   3. In sogenannten 360° Gesprächen bespricht der Prozessbegleiter den Transferplan mit der zuständigen Führungskraft und ggf. mit weiteren wichtigen Ansprechpartnern des Experten. Bei diesen Gesprächen kann der Transferplan um wichtige, strategische Punkte ergänzt oder gekürzt werden.  Zudem ermöglichen die Zeitangaben im Transferplan der Führungskraft, den zeitlichen Rahmen des Wissenstransfers zu bestimmen.  (Dauer: ca. 30 Min)
   4. Transferplan umsetzen:  Die festgelegten Maßnahmen werden vom Experten und ggf. Nachfolger durchgeführt. Der Prozessbegleiter beobachtet den Fortschritt und unterstützt bei Bedarf.  (Die Dauer wird im Einzelfall von Experten und Führungskraft entschieden)
   5. Abschluss-Gespräch: In einem kurzen gemeinsamen Treffen, besprechen alle Beteiligte mögliche offene Punkte, weitere Schritte und Optimierungsansätze des Wissensstafette und des internen Wissenstransfers. (ca. 1,5 Stunden)

Sie brennen ja regelrecht für dieses Thema. Was finden Sie an der Umsetzung von save experience so interessant?

Der Grund, warum ich von diesem Instrument überzeugt bin, ist,  dass es allen Beteiligten zugute kommt – dem Experten, dem Nachfolger und dem Unternehmen. Und weil es auf Freiwilligkeit und Vertrauen aufbaut – der einzige vernünftige Weg der Zusammenarbeit.

Kein save experience-Prozess gleicht dem anderen. Die Inhalte und die Menschen sind immer anders. Als Prozessbegleiterin habe ich die Chance, eine Menge über mich, mit und von anderen zu lernen. So ist die Begleitung eines Wissenstransfers immer kurzweilig – auch oder vielleicht gerade weil es sehr viel Einsatz und Energie erfordert.

Wann macht save experience Sinn? Muss es bei jedem Stellenwechsel eingesetzt werden?

Nein, das ist nicht notwendig. Save experience sollte dann eingesetzt werden, wenn mit dem Wechsel des Experten unwiederbringliches Wissen verloren zu gehen droht. Ob das im Einzelnen der Fall ist oder nicht, entscheiden der Experte und die jeweilige Führungskraft gemeinsam. Aber auch wenn nicht die gesamte Methode zum Einsatz kommt, können einzelne Teile oder Maßnahmen daraus sinnvoll sein.

Ich unterstütze gern in einem Vorgespräch bei dieser Entscheidungsfindung. Jeder Wissenstransfer ist einzigartig! Kommen Sie auf mich zu, damit wir gemeinsam die Lösung finden, die für Sie am sinnvollsten ist!

Manchmal ist es wichtig, dass ein externer Berater den Wissenstransfer moderiert. Oft reicht es aber auch wenn interne Moderatoren den Wissenstransfer begleiten.

Möchten Sie den Wissenstransfer selbst in Ihre Unternehmen begleiten und immer für den Ernstfall gewappnet sein? Möchten Sie eigene Moderatoren im Personalbereich oder in der Organisationsentwicklung ausbilden?

Ich bilde Ihre internen Moderatoren weiter – ob es sich um einen Moderator oder um mehrere handelt. Ich biete eine kurze, strukturierte interne Ausbildung für Ihre Moderatoren an.  Innerhalb von drei Tagen können Sie save experience allein in Ihrem Unternehmen einsetzen! Kommen Sie auf mich zu, damit wir die Einzelheiten besprechen.